스마트 워커의 성공과 실패를 결정하는 1% 시간 관리법

작가 : 김지현

 

출판사 : 성안당                     출판일 : 2022. 03. 10.

 

I 디지털 시대의 스마트 워크

1 직원이 더 스마트하게 일하게 만들려면

뉴노멀 New normal : 시대 변화에 따라 새롭게 떠오르는 기준, 표준.

달라진 일하는 방식에 맞춰 도구 외에 회사의 제도, 업무 프로세스와 의사 결정 체계 그리고 리더십 등 회사의 시스템 전반적인 것들도 후행적으로 변화해야 한다. 22

 

스마트 워크 리더십 : 온라인 협업툴 사용에 솔선수범해야 한다. 개인을 넘어 우리의 시간을 관리해야 한다. 시스템의 비효율성을 제거할 수 있어야 한다. 24

 

2 코로나 19로 인한 일하는 방법의 혁신

온택트 워크는 온라인으로 사람들과 연결해 만나고, 문서도 클라우드에 올려두고 언제든 온라인으로 연결해서 열어보고 작성하며 공동으로 함께 온라인에서 편집하는 것. 31

 

3 장소와 시간에 구애받지 않고 일하기

업무가 완전히 디지털화가 될 경우 어디서 일하는지는 무관하게 생산성이 높아진다. 39

 

4 무슨 일을 왜 해야 할까?

시간 관리를 효과적으로 하는 방법은 일을 성실하고, 스마트하게, 즐기며 하는 것이다. 43

 

II 시간 관리의 관점 바꾸기

5 더 나은 내일을 위해 오늘의 시간을 희생하자

도구를 사용하면 같은 시간에 보다 빠르게 업무를 처리할 수 있어 업무 효율성과 생산성이 좋아진다. 시간에 쫓기지 않고 시간을 지배하는 왕도의 첫걸음은 시간을 유용하게 관리해 주는 툴들을 이용하는 것에서 시작된다. 55

 

6 일이 많음을 오히려 고마워하라

시간의 투자를 지능적으로 해야만 내일의 시간이 값지게 된다. 다양한 사람을 만나고 각종 세미나, 동호회 등을 참여해 여러 분야에 관심을 가지면서 경험을 확대해 갈 필요가 있다. 62

 

7 일의 파급 효과에 따른 강약 조절하기

5W1H ‘최초에 누가 이 일을 지시했고, 왜 이 일을 시켰으며, 어느 부서의 누구와 함께 이 일을 해서, 언제까지 누구에게 무슨 내용이 포함된 보고서를 어떻게 발표해야 하나’를 파악해야 한다. Why What How Who Where When 63

 

내가 맡은 일 자체를 보지 말고 그 일이 어떤 다른 일과 연계되어 있는지를 종합적으로 판단할 수 있어야 나비 효과도 예측이 가능하다. 64

 

일을 제때, 제대로(요청자의 기대 수준에 맞게) 끝내려면 충분히 질문할 수 있어야 한다. 65

 

8 목표와 측정을 토대로 성실함을 단련시키자

다양한 경험과 통찰력이 있어야 그때 부싯돌에 순간 튀어 오른 불씨처럼 아이디어가 반짝 나타난다. 역량을 키우는 최초 시작은 곧 성실함과 열정이라는 땔감이다. 68

 

성실한 삶의 자세를 유지하는 효과적 방법은 목표를 설정하는 것이다. 70

 

9 업무 구조화, 간소화, 기록화를 통해 일에서 배우자

일을 정리함에 있어 가장 먼저 행하는 것은 하지 말아야 할 일, 할 수 없는 일을 휴지통에 버리는 것이다. 73

 

주어진 일에 당장 빠르게 처리할 수 있는 방법은 상세한 계획을 수립하는 것이고, 일을 더 이상 나눌 수 없을 때까지 세분화하는 것은 일을 완수하는 데까지 걸리는 총 시간을 예측하는 데 도움이 된다. 74

 

10 내 주제에 맞는 일을 맡자

일을 통제하기 위해서는 내가 가진 능력에 따라 일처리 시간을 파악해서 일의 우선순위와 마감 시간을 파악할 수 있어야 한다. 79

 

11 엉덩이의 힘으로 머리를 이겨라

아침 출근 시간을 준수하는 것에서부터 성실함을 키울 수 있으며, 작은 목표를 설정하고 이를 달성해 가는 습관을 들이는 것을 통해서 성실함을 키워갈 수 있다. 87

 

성실하게 일을 꾸준히 하려면 목표를 아주 작은 단위로 잘게 부숴 작은 목표를 하루하루 달성하며 희열을 느낄 수 있도록 해야 한다. 89

 

내가 시간을 어떻게 활용하고 있는지 한눈에 살펴보는 가장 좋은 방법은 과거의 시간 사용 내역을 관찰하는 것이다. 90

 

12 업무를 진행하는 4가지 방식

굳이 하지 않아도 되는 불필요한 일이 개수를 줄여 시간의 낭비를 최소화하는 것이 최선의 시간 관리 비법이다. 95

 

13 리더는 실무 시간을 줄여 줘야 한다

팀원들 각자가 상시로 해야 하는 업무를 중심으로 업무 분장을 해서 각자 수시로 늘 해야만 하는 업무를 명확하게 명시화해서 알려야 한다. 102

 

III 시간 관리의 십계명

14 <1> 가장 빨리 할 수 있는 일부터 먼저 하라

‘10분 안에 처리할 수 있는 일을 가장 먼저 하라’ -> ‘할 일을 잊지 않는 것’ -> ‘하지 않아도 될 일을 솎아내 버려라’ 107

 

항상 한 곳에서 내가 할 일을 확인할 수 있어야 한다. 먼저 할 일은 우선 순위에 따라 번호를 매기고, 맨 뒤에 마감 날짜를 기록한다. 110

 

10분 내 끝낼 수 있는 할 일을 가장 먼저 우선순위에 두라는 것이다. 111

 

퇴근 전 완료된 일 정돈하기 : 할 일을 효율적으로 관리하는 습관으로 잊지 말아야 할 것은 출근 후 가장 먼저 오늘 할 일을 체크하고, 퇴근 전에는 반드시 했어야 할 일에 대한 점검과 정리이다. 못 끝낸 일 분석하기, 내일 할 일 재정리하기 113

 

머릿속에는 현재 진행 중인 업무들에 대한 것만 기억해 두고, 끝난 일들은 지우되 업무 결과물은 기록해 보관해야만 한다. 115

 

15 <2> 자투리 시간과 업무 지체 지점 찾아내 효율화하기

자투리 시간의 활용, 소리와 함께하는 자투리 시간, 시간이 지체되는 업무가 어떤 일인지 파악을 해 두고, 업무 계획을 짤 때 이를 고려해 시간 안배를 해야 한다. 121

 

16 <3> 프로젝트 일기 쓰기

프로젝트 일기를 통해서 복기를 하는 과정에 과거의 일을 되돌아보며 다양한 시각과 관점에서 그 일의 성과와 실패를 다시 들여다보게 된다. 프로젝트 일기는 나를 위한 보고서이다. 125

 

17 <4> 회의의 5W1H를 찾아 짧고 굵게 끝내기

회의의 목적, 진행 방식, 참석자 명단과 장소, 시간 그리고 호의의 목표 등을 사전에 설명해야 한다. 133

 

18 <5> 보고서는 한 장으로 요약 정리하기

요약 문서 작성의 핵심은 나의 관점이 아닌 상대의 관점에서 정리하는 것이다. 135

 

비즈니스 문서를 작성할 때는 가장 먼저 문서에 포함시키고자 하는 내용을 분류하고 각 분류된 내용에 따라 목차를 구성해서 정리하는 습관을 들이도록 하자. 140

 

19 <6> 비즈니스 메일은 즉시 피드백 주기

업무 시간을 단축해 주는 메일 관리법 : 메일 확인 시간대 지정, 피드백을 주어야 하는 메일은 다른 편지함으로 이동하지 말고 받은 편지함에 그대로 둔다. 144

 

20 <7> 숱한 보고서, 자료를 한눈에 보기 좋게 정리하기

폴더를 한눈에 이해하기 쉽게 구분한 폴더 네이밍 : 년도별->관련 주요 내용별->해당세부내역

 

21 <8> 지시 혹은 요청한 업무 내역을 꼼꼼하게 챙기기

 

22 <9> 일이 시작되기 전에 해야 할 것을 명확히 한다

할 일들(WHAT)을 잊지 않고 하나하나 챙겨 나가는 과정 중에 HOW를 습득하게 된다. 내가 할 일을 확인하기 앞서 그 일이 어떤 목적으로 왜 하는 것이고 그 일 전체에 대한 윤곽을 알고 있어야 한다. 156

 

업무 요청 확인 내역 : 업무의 목적, 구체적 산출물, 마감 시간, 가용 자원, 이해 관계자들의 내역 157

 

23 <10> 내가 할 수 없으면 잘 할 수 있는 사람의 도움받기

명함관리법 : 한 달에 최소 30장 이상의 명함을 돌려고, 받은 명함을 정리해라.

 

프로젝트 관련자에 대해서 적절한 피드백과 도움이 필요할 시 적극적으로 도움을 청해라.

 

IV 시간 관리를 도와주는 도구들

24 시간 관리를 위한 기기와 사물

캘린더, 마이크로소프트 렌즈, 리멤버, 헤이 카카오, 리더북스(전자책), 타이머, 조명, 익스트림 노츠, 아쿠아 노트, 키보드, 마우스, 스트림 덱 등

 

25 마인드맴 SW로 생각 정리법

마인드노드, X-mind 등

 

26 캘린더 앱을 이용한 시간 관리법

 

27 내 모든 기억을 정돈해 주는 메모 앱

구클캘린더에서 관리하는 일정, 할 일, 메모 등 <- 애플과 연동

 

28 나만의 디지털 장소, 디지털 스크랩북

포켓 스크랩, 에버노트

 

29 효율적인 정보 검색법

구글, 유튜브, 슬라이드셰어, stat.go.kr, 랭키탓컴, 코리안클릿, 리서치 전문 기업, 한국학술정보 사이트, 국립중앙도서관, 전자공시시스템, 뉴스와이어 등

 

30 업무 협업을 도와주는 SW

드롭박스, 구글 독스와 오피스 365, 스랙, 노션, 팀즈 등